Das Wichtigste in Kürze

• Legen Sie zuerst fest, was der Gesundheitstag erreichen soll und welche Beschäftigten Sie ansprechen möchten.
• Stimmen Sie Themen, Termin und Format auf den Arbeitsalltag ab. Ein einzelner Aktionstag ersetzt kein dauerhaftes betriebliches Gesundheitsmanagement.
• Kalkulieren Sie neben Honoraren auch Arbeitszeit, Räume, Technik, Organisation und mögliche Ausfallzeiten ein.
• Krankenkassenförderung kommt für bestimmte Präventionsangebote infrage, ist aber nicht automatisch eine Finanzierung des gesamten Tages.
• Klären Sie vor der Umsetzung Fragen zu Datenschutz, Freiwilligkeit, Arbeitsschutz und gegebenenfalls zur steuerlichen Behandlung.

Hintergrund

Ein Gesundheitstag bündelt Veranstaltungen oder Informationsangebote zu Gesundheit an einem bestimmten Tag oder in einem kurzen Zeitraum. Möglich sind zum Beispiel praktische Präventionskurse, Bewegungsangebote, Vorträge oder individuelle Informationen. Welche Form sinnvoll ist, hängt vom Betrieb, den Tätigkeiten und den Interessen der Beschäftigten ab.

Der Aktionstag kann Teil eines betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) sein. BGM bezeichnet den übergeordneten, längerfristigen Rahmen, in dem ein Unternehmen Gesundheit, Arbeitsbedingungen und betriebliche Abläufe systematisch betrachtet. Betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) umfasst Maßnahmen, die gesundheitsbezogene Ressourcen stärken und Belastungen verringern sollen. Ein Gesundheitstag kann dazu beitragen, ist für sich allein aber noch kein umfassendes BGM.

Auch das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist davon zu unterscheiden. Es richtet sich an Beschäftigte, die innerhalb eines Jahres länger oder wiederholt arbeitsunfähig waren, und dient dazu, gemeinsam mögliche Wege zur Überwindung der Arbeitsunfähigkeit und zur Vorbeugung weiterer Arbeitsunfähigkeit zu klären. Ein allgemeiner Gesundheitstag ersetzt ein BEM nicht.

So funktioniert es in der Praxis

1. Ziel und Bedarf festlegen

Formulieren Sie ein konkretes Ziel. Möchten Sie über Prävention informieren, Beschäftigte zum Mitmachen einladen oder Erkenntnisse für weitere BGM-Maßnahmen gewinnen? Vermeiden Sie, aus einem Aktionstag ein Sammelprogramm ohne Schwerpunkt zu machen.

Ermitteln Sie den Bedarf möglichst früh. Das kann über eine anonyme Interessenabfrage, Gespräche mit Beschäftigten oder vorhandene Erkenntnisse aus der Gefährdungsbeurteilung geschehen. Fragen Sie dabei nach Themen und geeigneten Zeitfenstern, nicht nach individuellen Diagnosen. Beschäftigtendaten und Gesundheitsinformationen müssen besonders sorgfältig behandelt werden.

2. Zielgruppe, Format und Themen wählen

Berücksichtigen Sie unterschiedliche Tätigkeiten, Schichten, Standorte und Zugänge. Ein Angebot während üblicher Bürozeiten erreicht möglicherweise nicht alle Beschäftigten. Prüfen Sie, ob mehrere Zeitfenster, kurze Einheiten oder digitale Elemente sinnvoll sind.

Wählen Sie Themen, die zum Bedarf und zur Arbeitssituation passen. Denkbar sind etwa Bewegung, Stressbewältigung oder Ernährung. Ein Angebot sollte fachlich geeignet sein und keine medizinische Diagnose oder Behandlung versprechen. Wenn praktische Kurse vorgesehen sind, klären Sie Qualifikation, Gruppengröße, Zugänglichkeit und notwendige Räume mit dem Anbieter.

3. Zuständigkeiten und Beteiligung klären

Bestimmen Sie eine verantwortliche Person oder ein kleines Organisationsteam. Beziehen Sie je nach Unternehmen Personalbereich, Arbeitsschutz, Betriebsärztin oder Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit und Interessenvertretung frühzeitig ein. Welche Beteiligungsrechte im konkreten Fall gelten, sollte das Unternehmen intern oder fachkundig prüfen.

Machen Sie deutlich, welche Angebote freiwillig sind und wie mit Anmeldungen oder Rückmeldungen umgegangen wird. Teilen Sie keine individuellen Gesundheitsdaten mit Führungskräften oder Kolleginnen und Kollegen. Für Auswertungen eignen sich zusammengefasste, nicht personenbezogene Rückmeldungen. Klären Sie Datenschutz und Datenzugriff vor der Anmeldung.

4. Ablauf und Kommunikation planen

Erstellen Sie einen Ablaufplan mit Beginn, Dauer, Raum, Zuständigkeit und benötigter Technik für jedes Angebot. Planen Sie auch Pausen, Wechsel zwischen Programmpunkten und eine Ansprechperson vor Ort ein. Kommunizieren Sie rechtzeitig, was angeboten wird, für wen es gedacht ist, ob eine Anmeldung nötig ist und ob die Teilnahme während der Arbeitszeit möglich ist.

Ein übersichtlicher Ablauf hilft Beschäftigten, passende Angebote auszuwählen. Vermeiden Sie, Teilnahme oder persönliche Offenlegung von Gesundheitsinformationen zur Voraussetzung für andere betriebliche Leistungen zu machen.

5. Kosten kalkulieren und mögliche Förderung prüfen

Die Gesamtkosten hängen vom Umfang und vom Format ab. Berücksichtigen Sie mindestens:

• Honorare und Vorbereitung externer Fachkräfte,
• interne Arbeitszeit für Planung, Kommunikation und Durchführung,
• Räume, Technik, Material und gegebenenfalls barrierefreie Zugänge,
• Vertretung oder organisatorische Aufwände im laufenden Betrieb,
• Fahrt- oder Versandkosten sowie mögliche Kosten für digitale Angebote.

Holen Sie vergleichbare Angebote ein und prüfen Sie, welche Leistungen im Preis enthalten sind. Halten Sie außerdem fest, welche Kosten einmalig entstehen und welche bei einer Fortführung wiederkehren. Für eine konkrete Kalkulation sollten betriebliche Angebote und interne Aufwände eingesetzt werden; allgemeine Pauschalpreise wären wegen der unterschiedlichen Formate wenig aussagekräftig.

Krankenkassen können bestimmte Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung unterstützen oder dazu beraten. Voraussetzungen, Verfahren und Umfang unterscheiden sich je nach Krankenkasse und Angebot. Fragen Sie deshalb vor der Beauftragung, ob das geplante Angebot grundsätzlich infrage kommt, welche Qualitätsanforderungen gelten und welche Unterlagen oder Nachweise nötig sind. Eine Förderung sollte nicht als gesichert eingeplant werden, bevor sie geklärt ist. Informationen zur Prävention nach dem Sozialgesetzbuch und zum Leitfaden Prävention des GKV-Spitzenverbandes können bei der Orientierung helfen.

Das sollten Sie beachten

Ein Gesundheitstag ist eine freiwillige betriebliche Maßnahme und nicht automatisch eine gesetzliche Pflicht. Davon unberührt bleiben andere Anforderungen des Arbeitgebers, etwa im Bereich Arbeitsschutz. Prüfen Sie daher, ob ein Aktionstag zum tatsächlichen Handlungsbedarf passt oder ob zuerst Arbeitsbedingungen, Abläufe oder Gefährdungen bearbeitet werden müssen.

Steuerlich kann § 3 Nr. 34 EStG für bestimmte zusätzliche Leistungen zur Gesundheitsförderung relevant sein. Nicht jedes Angebot und nicht jeder Gesundheitstag erfüllt die Voraussetzungen. Förderfähigkeit durch eine Krankenkasse und steuerliche Behandlung sind außerdem unterschiedliche Prüfungen. Lassen Sie vor der Umsetzung klären, ob die konkreten Maßnahmen und Nachweise die Voraussetzungen erfüllen und welche aktuellen Grenzen gelten. Bei Unsicherheit kann die steuerliche Beratung helfen.

Planen Sie nicht nur den Veranstaltungstag selbst. Ohne Anschluss können Impulse schnell verpuffen. Legen Sie daher fest, wie Sie Rückmeldungen auswerten und ob daraus weitere Maßnahmen entstehen sollen. Bewerten Sie den Erfolg anhand des vorher festgelegten Ziels, etwa durch Teilnahme, anonymes Feedback oder die Umsetzung vereinbarter Folgeschritte. Einzelne Rückmeldungen erlauben keine medizinischen Schlussfolgerungen über Beschäftigte.

Wann lohnt sich eine Beratung oder ein Vergleich?

Eine Beratung kann sinnvoll sein, wenn Sie erstmals einen Gesundheitstag planen, mehrere Standorte einbeziehen oder eine Förderung prüfen möchten. Das gilt auch, wenn steuerliche Fragen, Datenschutz oder die Beteiligung einer Interessenvertretung unklar sind. Klären Sie zunächst intern, welche Ziele und Rahmenbedingungen gelten. Danach können Sie Angebote anhand gleicher Kriterien vergleichen: Leistungsumfang, Qualifikation, Anpassung an die Belegschaft, Organisation, Kosten und mögliche Anschlussangebote.

Ein Vergleich verschiedener Krankenkassenangebote kann hilfreich sein, wenn Sie wissen möchten, welche Unterstützung für Ihr Vorhaben grundsätzlich angeboten wird. Fragen Sie die jeweilige Krankenkasse direkt nach den aktuellen Bedingungen. Für verbindliche steuerliche Einschätzungen ist eine Steuerberatung zuständig; arbeitsrechtliche Einzelfragen gehören in fachkundige Hände.

Häufige Fragen

Was gehört zu einem Gesundheitstag im Unternehmen?

Das kann ein abgestimmtes Programm aus Informationen, praktischen Präventionsangeboten und Beratung sein. Umfang und Themen richten sich nach dem Bedarf der Beschäftigten und den betrieblichen Möglichkeiten.

Ist ein Gesundheitstag für Unternehmen verpflichtend?

Ein allgemeiner Gesundheitstag ist keine pauschale gesetzliche Pflicht. Andere Verpflichtungen, insbesondere im Arbeitsschutz, bestehen unabhängig davon und sollten gesondert geprüft werden.

Übernimmt eine Krankenkasse die Kosten?

Eine Krankenkasse kann bestimmte Angebote unterstützen, wenn die geltenden Voraussetzungen erfüllt sind. Umfang und Verfahren unterscheiden sich je nach Krankenkasse; klären Sie eine mögliche Förderung vor der Beauftragung.

Ist ein Gesundheitstag steuerfrei?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Für bestimmte zusätzliche Gesundheitsförderungsleistungen kann § 3 Nr. 34 EStG relevant sein, aber die konkreten Maßnahmen müssen die Voraussetzungen erfüllen. Prüfen Sie den Einzelfall steuerlich.

Wie lässt sich der Erfolg eines Gesundheitstags beurteilen?

Legen Sie vorab fest, was der Tag bewirken soll. Danach können Sie zum Beispiel Teilnahme, anonymes Feedback und vereinbarte Folgeschritte betrachten, ohne individuelle Gesundheitsdaten zu erheben.

Quellen

• Sozialgesetzbuch Fünftes Buch (SGB V)
• Einkommensteuergesetz (EStG)
• Leitfaden Prävention des GKV-Spitzenverbandes

Fachlich geprüft von Ronny Knorr, Versicherungsmakler und ISO-zertifizierter Sachverständiger am 6.10.2026.