Das Wichtigste in Kürze

• Ein BEM-Angebot ist Pflicht, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren.
• Die Pflicht gilt für Arbeitgeber jeder Größe und unabhängig davon, ob eine Schwerbehinderung vorliegt.
• Beschäftigte entscheiden freiwillig, ob sie teilnehmen. Vor Beginn müssen sie über Ziele und Art der erhobenen und verwendeten Daten informiert werden.
• Ziel ist, Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und den Arbeitsplatz zu erhalten.

Hintergrund

Die gesetzliche Grundlage für das BEM steht in § 167 Absatz 2 des Sozialgesetzbuchs Neuntes Buch (SGB IX). Arbeitgeber sollen gemeinsam mit der betroffenen Person klären, wie Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden und erneuten Ausfällen vorgebeugt werden kann. Dabei geht es auch darum, den Arbeitsplatz und die Beschäftigung zu erhalten.

Ausgelöst wird die Pflicht durch die Dauer der Arbeitsunfähigkeit, nicht durch eine bestimmte Diagnose. Das BEM betrifft daher nicht nur Beschäftigte mit einer anerkannten Schwerbehinderung oder Gleichstellung. Es gilt auch für kleine Betriebe und unabhängig davon, ob es bereits ein betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) gibt.

BEM ist ein individuelles Verfahren. Es ist weder eine medizinische Behandlung noch automatisch eine stufenweise Wiedereingliederung. Eine solche Maßnahme kann im Einzelfall als Lösung infrage kommen, ist aber nicht mit dem gesamten BEM gleichzusetzen. Auch betriebliche Gesundheitsförderung richtet sich meist an eine Gruppe oder Belegschaft; ein BEM knüpft an die konkrete Situation einer einzelnen beschäftigten Person an.

So funktioniert es in der Praxis

1. Arbeitsunfähigkeitszeiten im Blick behalten

Der Arbeitgeber muss erkennen, wenn die gesetzliche Schwelle erreicht ist. Maßgeblich sind mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb eines Jahres, entweder am Stück oder durch wiederholte Zeiten. Für die Prüfung zählt der Zeitraum von einem Jahr; es geht nicht zwingend um das Kalenderjahr. Bei wiederholten Fehlzeiten kann die Berechnung im Einzelfall Fragen aufwerfen. Eine nachvollziehbare Erfassung und eine Prüfung durch die zuständige Personalstelle helfen, ein erforderliches Angebot nicht zu übersehen.

2. BEM verständlich anbieten

Wird die Schwelle überschritten, muss der Arbeitgeber der betroffenen Person ein BEM anbieten. Die Einladung sollte verständlich erklären, worum es geht und welche Ziele das Verfahren hat. Beschäftigte müssen außerdem vorab erfahren, welche Daten erhoben und verwendet werden und wer am Verfahren beteiligt sein soll.

Ein BEM-Angebot ist nicht dasselbe wie eine Aufforderung, persönliche Gesundheitsdetails offenzulegen. Arbeitgeber sollten nur Informationen erheben, die für die gemeinsame Suche nach geeigneten Lösungen erforderlich sind. Welche konkreten Angaben gebraucht werden, hängt vom Anliegen und vom vorgesehenen Verfahren ab.

3. Beteiligte mit der beschäftigten Person abstimmen

Das Gespräch findet mit der betroffenen Person statt. Je nach Situation können weitere Stellen oder Personen einbezogen werden, etwa die Interessenvertretung, die Schwerbehindertenvertretung oder eine Vertrauensperson. Rehabilitationsträger oder das Integrationsamt können ebenfalls eine Rolle spielen, wenn ihre Unterstützung für eine Lösung erforderlich ist. Die betroffene Person ist über die Beteiligten zu informieren; ihre Zustimmung und die einschlägigen Beteiligungsrechte sind zu beachten.

4. Mögliche Lösungen prüfen

Im Gespräch wird nicht nur nach einer einzelnen Maßnahme gesucht. Denkbar sind zum Beispiel Anpassungen von Arbeitsabläufen, Arbeitszeit oder Arbeitsplatz. Auch technische Hilfen, eine andere Aufgabenverteilung oder externe Unterstützung können je nach Situation geprüft werden. Das sind Möglichkeiten, keine automatisch geschuldeten oder für jeden Fall passenden Lösungen.

Die vereinbarten nächsten Schritte sollten festgehalten und später überprüft werden. Ein BEM muss nicht zu einer bestimmten Maßnahme führen. Entscheidend ist, dass Arbeitgeber und beschäftigte Person ernsthaft nach geeigneten Wegen suchen und die vereinbarten Schritte nachvollziehbar behandeln.

5. Teilnahmeentscheidung respektieren

Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Beschäftigte können das Angebot ablehnen oder ein begonnenes Verfahren beenden. Der Arbeitgeber muss die Durchführung daher nicht erzwingen. Wird das Angebot abgelehnt, sollte die Ablehnung sachlich dokumentiert werden. Überschreiten Fehlzeiten später erneut die Schwelle, ist die Pflicht zum Angebot erneut zu prüfen.

Das sollten Sie beachten

Ein Angebot ist Pflicht, eine erfolgreiche Eingliederung nicht garantiert. Der Arbeitgeber muss das BEM anbieten und die Voraussetzungen für ein informiertes, freiwilliges Verfahren schaffen. Er kann nicht erzwingen, dass Beschäftigte teilnehmen oder einer bestimmten Lösung zustimmen.

Datenschutz früh klären. Gesundheitsdaten sind besonders sensibel. Vor dem Gespräch sollte transparent sein, welche Personen welche Informationen erhalten und wofür sie genutzt werden. Eine Beschränkung auf erforderliche Angaben und eine getrennte, zugriffsbeschränkte Ablage der BEM-Unterlagen können helfen, Informationen aus dem Verfahren nicht unnötig mit der allgemeinen Personalakte zu vermischen. Für die konkrete Umsetzung sind Datenschutzverantwortliche oder fachkundige Beratung einzubeziehen.

BEM und Kündigung sind nicht dasselbe. Ein fehlendes oder fehlerhaft angebotenes BEM führt nicht automatisch dazu, dass eine spätere Kündigung unwirksam ist. In einem Kündigungsschutzverfahren kann es aber eine wichtige Rolle spielen, ob mögliche mildere Mittel geprüft wurden. Bei einer konkreten Kündigung oder einem laufenden Verfahren sollte der Einzelfall arbeitsrechtlich geprüft werden.

Keine Standardlösung für alle Fälle. Ein BEM ersetzt weder notwendige medizinische Beratung noch andere gesetzliche Verfahren. Welche Anpassungen sinnvoll und umsetzbar sind, hängt von der Tätigkeit, den betrieblichen Möglichkeiten und den Bedürfnissen der beschäftigten Person ab.

Wann lohnt sich eine Beratung oder ein Vergleich?

Beratung ist besonders sinnvoll, wenn unklar ist, wie wiederholte Fehlzeiten zu berechnen sind, welche Stellen beteiligt werden dürfen oder wie Gesundheitsdaten im Betrieb geschützt werden. Auch bei einem abgelehnten BEM, einer möglichen Kündigung oder der Frage nach geeigneten Anpassungen kann fachkundige Unterstützung helfen. Arbeitgeber können sich an ihre zuständige Datenschutz- oder Personalberatung wenden; Beschäftigte können eine Interessenvertretung oder arbeitsrechtliche Beratung einbeziehen. Diese Informationen ersetzen keine Prüfung des konkreten Falls.

Häufige Fragen

Gilt die BEM-Pflicht auch für kleine Betriebe?

Ja. Die Pflicht hängt von den Arbeitsunfähigkeitszeiten der beschäftigten Person ab, nicht von der Größe des Betriebs.

Muss eine Schwerbehinderung vorliegen?

Nein. Ein BEM-Angebot ist auch erforderlich, wenn keine Schwerbehinderung oder Gleichstellung festgestellt wurde.

Müssen Beschäftigte am BEM teilnehmen?

Nein. Die Teilnahme ist freiwillig. Beschäftigte können das Angebot ablehnen oder ein begonnenes Verfahren beenden.

Muss ein BEM zu einer bestimmten Maßnahme führen?

Nein. Das Verfahren soll mögliche Lösungen finden, verpflichtet aber nicht automatisch zu einer bestimmten Maßnahme. Was infrage kommt, hängt vom Einzelfall ab.

Ist ein BEM dasselbe wie eine stufenweise Wiedereingliederung?

Nein. Eine stufenweise Wiedereingliederung kann eine mögliche Maßnahme sein. Das BEM ist das umfassendere Verfahren, in dem passende Schritte geprüft werden können.

Quellen

• Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX)

Fachlich geprüft von Ronny Knorr, Versicherungsmakler und ISO-zertifizierter Sachverständiger am 6.10.2026.