Das Wichtigste in Kürze

• Starten Sie nicht mit einem Maßnahmenkatalog, sondern mit einer konkreten Frage: Was soll sich im Arbeitsalltag verbessern?
• Arbeitsschutz und andere gesetzliche Pflichten sind von freiwilligen Angeboten der Gesundheitsförderung zu unterscheiden. BGM ersetzt diese Pflichten nicht.
• Für den Einstieg reichen oft wenige, gut abgestimmte Schritte: Beschäftigte einbeziehen, Bedarf einschätzen, Maßnahme planen und Wirkung überprüfen.
• Krankenkassen können bestimmte Präventionsangebote unterstützen. Ob und in welcher Form, hängt von den jeweiligen Voraussetzungen und der Krankenkasse ab.
• Ein Budget- oder BGM-Rechner kann helfen, den möglichen Aufwand zu strukturieren. Eine Konzeptanfrage ist sinnvoll, wenn Ziele oder Zuständigkeiten noch offen sind.

Hintergrund

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) bezeichnet die systematische Planung und Weiterentwicklung gesundheitsbezogener Prozesse im Unternehmen. Dazu können Arbeitsschutz, betriebliche Gesundheitsförderung und ein gesundheitsgerechter Arbeitsalltag gehören. In einem kleinen Betrieb muss daraus kein umfassendes Programm mit eigener Abteilung werden. Wichtig ist, dass Maßnahmen zu den tatsächlichen Arbeitsbedingungen passen und nicht isoliert neben dem Arbeitsalltag stehen.

Unterscheiden Sie dabei verbindliche Aufgaben von freiwilligen Angeboten. Arbeitgeber müssen die geltenden Anforderungen an Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit beachten. Dazu gehören beispielsweise Gefährdungen am Arbeitsplatz zu beurteilen und geeignete Schutzmaßnahmen umzusetzen. Diese Pflichten bleiben bestehen, auch wenn ein Unternehmen zusätzlich Rückenkurse, Workshops oder andere Gesundheitsangebote organisiert.

Betriebliche Gesundheitsförderung kann ein Baustein des BGM sein. Für bestimmte qualitätsgesicherte Präventionsangebote können sich Krankenkassen nach ihren jeweiligen Bedingungen beteiligen. Daraus folgt jedoch kein allgemeiner Anspruch darauf, dass eine bestimmte Maßnahme oder ein bestimmter Kurs bezahlt wird. Fragen Sie vor einer Buchung nach den Voraussetzungen und klären Sie, wer die Kosten trägt.

So funktioniert es in der Praxis

1. Ein Ziel festlegen

Formulieren Sie zunächst, was Sie verbessern möchten. Ein Ziel kann sein, Arbeitsabläufe körperlich weniger belastend zu gestalten, Pausen besser zu ermöglichen oder Beschäftigte bei gesundheitsgerechter Bildschirmarbeit zu unterstützen. Vermeiden Sie zu allgemeine Ziele wie „mehr Gesundheit“. Je konkreter das Anliegen, desto leichter lässt sich eine passende Maßnahme auswählen.

2. Den Bedarf im Betrieb erkunden

In kleinen Unternehmen lässt sich häufig direkt mit den Beschäftigten sprechen. Nutzen Sie kurze Gespräche, eine einfache anonyme Rückmeldung oder eine gemeinsame Besprechung. Fragen Sie nach Belastungen im Arbeitsalltag und danach, welche Veränderungen hilfreich wären. Achten Sie darauf, niemanden zur Offenlegung persönlicher Gesundheitsdaten zu drängen. Einzelne Diagnosen gehören nicht in eine allgemeine Bedarfserhebung.

Ergänzend können Sie Arbeitsabläufe, Arbeitsplätze und vorhandene Rückmeldungen betrachten. Gesundheitsdaten sollten Sie dabei nicht unnötig erheben oder für andere Zwecke verwenden. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Daten Sie verarbeiten dürfen, lassen Sie die konkrete Vorgehensweise fachlich prüfen.

3. Bestehende Pflichten und Angebote prüfen

Klären Sie, welche Arbeitsschutzmaßnahmen bereits umgesetzt sind und wo noch Handlungsbedarf besteht. Ziehen Sie dafür bei Bedarf fachkundige Unterstützung hinzu. Erst anschließend sollte geprüft werden, welche freiwilligen Gesundheitsangebote sinnvoll ergänzen können. Ein Kurs kann beispielsweise nicht ausgleichen, dass eine vermeidbare Belastung im Arbeitsprozess bestehen bleibt.

4. Eine passende Maßnahme auswählen

Wählen Sie eine Maßnahme, die zum Bedarf, zu den Arbeitszeiten und zur Größe des Teams passt. Möglich sind etwa eine ergonomische Überprüfung von Arbeitsplätzen, eine praktische Unterweisung, ein Workshop zu gesundheitsgerechten Arbeitsabläufen oder ein qualitätsgesichertes Präventionsangebot. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Angebote, sondern ob Beschäftigte sie erreichen und im Alltag nutzen können.

Klären Sie vorab, wer organisiert, wie viel Arbeitszeit dafür vorgesehen ist und ob Beschäftigte teilnehmen können, ohne zusätzliche Hürden zu haben. Holen Sie Angebote und Kosten transparent ein. Bei Kursen, für die eine Beteiligung einer Krankenkasse infrage kommt, sollte die Förderfähigkeit vor der Anmeldung geklärt sein.

5. Zuständigkeiten und Budget festlegen

Auch ohne eigene Personalabteilung sollte eine Person den Ablauf koordinieren. Legen Sie fest, wer Rückmeldungen sammelt, mit Anbietern spricht und die Umsetzung überprüft. Berücksichtigen Sie neben direkten Kosten auch Arbeitszeit, mögliche Ausfallzeiten und interne Organisation.

Für die Budgetplanung können Sie einen BGM-Rechner nutzen, um Kostenbestandteile und Annahmen geordnet zusammenzustellen. Die Berechnung ersetzt kein verbindliches Angebot und keine Prüfung möglicher Zuschüsse. Bei einer Konzeptanfrage sollten Sie angeben, wie groß Ihr Betrieb ist, welches Ziel Sie verfolgen und welche Rahmenbedingungen gelten.

6. Wirkung überprüfen und nachjustieren

Vereinbaren Sie vor dem Start, woran Sie erkennen, ob die Maßnahme hilfreich war. Das kann eine kurze Rückmeldung der Teilnehmenden oder eine Prüfung der vereinbarten Abläufe sein. Eine einzelne Maßnahme beweist nicht, dass sich Gesundheit oder Fehlzeiten verändern. Nutzen Sie die Auswertung vor allem, um zu entscheiden, ob Sie das Angebot anpassen, fortführen oder beenden.

Das sollten Sie beachten

• BGM ist kein Ersatz für Arbeitsschutz: Freiwillige Kurse erfüllen nicht automatisch gesetzliche Pflichten. Prüfen Sie beides getrennt.
• Förderung ist nicht pauschal: Leistungen und Voraussetzungen können je nach Krankenkasse und Angebot unterschiedlich sein. Eine Kostenübernahme sollte vorab geklärt werden.
• Steuerliche Behandlung prüfen: Leistungen zur Gesundheitsförderung können unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen steuerlich begünstigt sein. Ob das im Einzelfall gilt und welche aktuellen Grenzen maßgeblich sind, sollten Sie mit einer Steuerberatung klären. Relevant ist unter anderem § 3 Nr. 34 EStG.
• Datenschutz ernst nehmen: Erheben Sie nur Informationen, die Sie für die Planung benötigen. Vermeiden Sie, dass Rückmeldungen einzelnen Beschäftigten zugeordnet werden können, wenn das nicht erforderlich ist.
• Keine Teilnahme erzwingen: Angebote sollten verständlich erklärt und so organisiert werden, dass eine Teilnahme im Arbeitsalltag möglich ist. Persönliche Gesundheitsentscheidungen bleiben individuell.

Wann lohnt sich eine Beratung oder ein Vergleich?

Eine Beratung kann helfen, wenn Sie nicht sicher sind, welche Pflichten bereits erfüllt sind, welche Maßnahme zum Betrieb passt oder wie eine mögliche Förderung zu prüfen ist. Für eine erste Budgetplanung kann ein Rechner die Annahmen sichtbar machen. Vergleichen Sie bei externen Angeboten nicht nur den Preis, sondern auch Leistungsumfang, Qualifikation, Zeitaufwand und die Frage, ob das Angebot zu Ihren Arbeitsbedingungen passt. Bei steuerlichen Einzelfragen ist eine Steuerberatung die passende Anlaufstelle.

Häufige Fragen

Was zählt bei kleinen Unternehmen als BGM?

BGM umfasst die planvolle Gestaltung von Arbeit und gesundheitsbezogenen Angeboten. Dazu können Arbeitsschutz, gesundheitsgerechte Abläufe und freiwillige Präventionsmaßnahmen gehören. Welche Bausteine nötig sind, hängt vom Betrieb ab.

Muss ein kleines Unternehmen ein BGM einführen?

Ein umfassendes BGM-Programm ist nicht mit den gesetzlichen Pflichten des Arbeitsschutzes gleichzusetzen. Die geltenden Pflichten zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit müssen Unternehmen unabhängig von ihrer Größe beachten. Freiwillige Gesundheitsangebote können diese Maßnahmen ergänzen.

Können Krankenkassen BGM-Maßnahmen bezuschussen?

Krankenkassen können bestimmte Präventionsangebote unter festgelegten Voraussetzungen unterstützen. Ob eine konkrete Maßnahme infrage kommt, richtet sich nach dem Angebot und den Bedingungen der jeweiligen Krankenkasse. Klären Sie das vor der Beauftragung.

Wie starte ich, wenn kaum Zeit und Budget vorhanden sind?

Wählen Sie zunächst ein konkretes Problem aus dem Arbeitsalltag und sprechen Sie mit den Beschäftigten darüber. Prüfen Sie, ob sich eine Verbesserung durch eine Anpassung von Abläufen oder Arbeitsplätzen erreichen lässt. Beginnen Sie mit einem überschaubaren Schritt und prüfen Sie anschließend, ob er praktikabel ist.

Sind Gesundheitsangebote für Beschäftigte steuerfrei?

Eine steuerliche Begünstigung kann unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen möglich sein. Ob sie für ein konkretes Angebot gilt, hängt unter anderem von der Ausgestaltung und den aktuell geltenden Regeln ab. Lassen Sie die Einzelfallfrage steuerlich prüfen.

Quellen

• Sozialgesetzbuch Fünftes Buch (SGB V)
• Einkommensteuergesetz (EStG)
• Leitfaden Prävention des GKV-Spitzenverbandes
• Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA)

Fachlich geprüft von Ronny Knorr, Versicherungsmakler und ISO-zertifizierter Sachverständiger am 6.10.2026.