Das Wichtigste in Kürze

• Für eine aussagekräftige Fehlzeitenquote müssen Zeitraum, erfasste Fehltage und Soll-Arbeitstage einheitlich definiert sein.
• Die Formel lautet: Fehltage im Zeitraum / Soll-Arbeitstage im Zeitraum × 100.
• Direkte Kosten umfassen das fortgezahlte Arbeitsentgelt und den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.
• Kosten für Vertretung, Überstunden oder Produktivitätsverluste sind betriebsspezifisch und sollten als Schätzungen ausgewiesen werden.
• Ein Rechner kann die Berechnung erleichtern; ob ein entsprechendes Werkzeug verfügbar ist, hängt vom jeweiligen Angebot ab.

Hintergrund

Eine Fehlzeitenquote fasst zusammen, wie viele Arbeitstage Beschäftigte im Verhältnis zu den vorgesehenen Arbeitstagen krankheitsbedingt fehlen. Sie ist eine Kennzahl für einen festgelegten Zeitraum, etwa einen Monat oder ein Geschäftsjahr. Damit Werte vergleichbar sind, muss der Betrieb die Berechnung jedes Mal nach derselben Methode durchführen.

Die Kennzahl zeigt zunächst nur den Umfang der erfassten Fehlzeiten. Sie erklärt nicht, warum Beschäftigte fehlen, und erlaubt für sich genommen keine Aussage über die Ursache oder die Qualität der Arbeitsbedingungen. Für die betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) oder das betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) kann sie ein Ausgangspunkt sein, ersetzt aber keine Prüfung des konkreten betrieblichen Kontexts. Auch ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist nicht dasselbe wie eine Kennzahlenauswertung: Es geht dabei um individuelle Unterstützungsprozesse, nicht um das bloße Berechnen einer Quote.

Die Formel und ihre Bezugsgröße

Fehlzeitenquote = Fehltage im Zeitraum / Soll-Arbeitstage im Zeitraum × 100

Als Fehltage zählen in dieser Berechnung die krankheitsbedingten Arbeitstage im betrachteten Zeitraum. Soll-Arbeitstage sind die Arbeitstage, die für die Beschäftigten in diesem Zeitraum vorgesehen waren, ohne Feiertage und Urlaub. Bei einer Gruppe mit gleichen Arbeitszeitmodellen lässt sich die Bezugsgröße als Zahl der Beschäftigten multipliziert mit den Arbeitstagen je Beschäftigtem bilden.

Wichtig ist, denselben Zeitraum für Zähler und Nenner zu verwenden. Werden zum Beispiel Fehltage eines Quartals durch die Soll-Arbeitstage eines ganzen Jahres geteilt, ist das Ergebnis nicht aussagekräftig. Legen Sie außerdem fest, welche Beschäftigtengruppe und welche Abwesenheiten in die Auswertung eingehen. Dokumentieren Sie diese Definition, damit spätere Vergleiche auf derselben Grundlage beruhen.

So funktioniert es in der Praxis

Schritt 1: Zeitraum und Personenkreis festlegen

Bestimmen Sie, für welchen Zeitraum Sie rechnen und welche Beschäftigten dazugehören. Prüfen Sie, ob sich die Auswertung auf den gesamten Betrieb, einen Standort oder eine bestimmte Abteilung bezieht. Verwenden Sie dieselbe Abgrenzung auch bei späteren Berechnungen, wenn Sie Entwicklungen vergleichen möchten.

Schritt 2: Fehltage erfassen

Addieren Sie die krankheitsbedingten Arbeitstage der gewählten Gruppe im Zeitraum. Zählen Sie Arbeitstage, nicht Kalendertage. Legen Sie im Vorfeld fest, wie Sie mit Teilzeitarbeit oder unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen umgehen, damit die erfassten Fehltage zur verwendeten Soll-Arbeitszeit passen.

Schritt 3: Soll-Arbeitstage berechnen

Ermitteln Sie die vorgesehenen Arbeitstage im gleichen Zeitraum. Feiertage und Urlaub werden nach der hier verwendeten Definition nicht als Soll-Arbeitstage gezählt. Bei Beschäftigten mit unterschiedlichen Arbeitszeitplänen sollte die Bezugsgröße so gebildet werden, dass sie deren tatsächlich vorgesehene Arbeitstage abbildet. Halten Sie die Rechenweise fest.

Schritt 4: Quote berechnen

Teilen Sie die Fehltage durch die Soll-Arbeitstage und multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100. Die Quote lässt sich nur sinnvoll interpretieren, wenn klar ist, welche Abwesenheiten und Arbeitstage einbezogen wurden. Vergleichen Sie daher nicht ungeprüft Kennzahlen, die nach unterschiedlichen Definitionen erstellt wurden.

Schritt 5: Direkte Kosten eines Krankheitstags ermitteln

Zu den direkten Kosten eines Krankheitstags zählen das fortgezahlte Arbeitsentgelt und der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Für die Berechnung der Tageskosten können Sie die entsprechenden Aufwendungen für den betrachteten Beschäftigten oder eine klar abgegrenzte Gruppe auf die passenden Arbeitstage umlegen. Die Berechnungsgrundlage sollte zum Zeitraum und Personenkreis der Fehlzeiten passen.

Nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz zahlt der Arbeitgeber das Entgelt bis zu sechs Wochen fort. Danach springt das Krankengeld der Krankenkasse ein. Deshalb sollten Sie nicht für jeden Abwesenheitstag automatisch dieselbe direkte Kostenannahme verwenden, wenn die Entgeltfortzahlung für den konkreten Fall nicht mehr greift.

Rechenbeispiel mit fiktiven Zahlen

Angenommen, ein Betrieb betrachtet eine Gruppe von zehn Beschäftigten über einen Zeitraum mit jeweils zwanzig Soll-Arbeitstagen. Die Soll-Arbeitstage der Gruppe betragen dann 200. Fallen in diesem Zeitraum 24 krankheitsbedingte Arbeitstage an, lautet der Rechenweg für die Quote: 24 / 200 × 100. Das Beispiel zeigt die Anwendung der Formel; die Zahlen sind frei gewählt und kein Branchenwert.

Für eine vereinfachte Kostenschätzung nehmen wir ebenfalls fiktive Werte an: Das fortgezahlte Arbeitsentgelt für einen Krankheitstag betrage 200 Euro, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung 40 Euro. Die direkten Tageskosten lägen in diesem Beispiel bei 240 Euro. Bei 24 Fehltagen ergibt sich nach der Formel Kosten = Fehltage × Tageskosten je Beschäftigtem eine direkte Kostenschätzung von 24 × 240 Euro, also 5.760 Euro. Das Ergebnis gilt nur für die angenommenen Werte und setzt voraus, dass die Entgeltfortzahlung für die betrachteten Tage anfällt.

Indirekte Kosten getrennt schätzen

Vertretung, Überstunden, Produktivitätsverluste und Terminverschiebungen können zusätzliche betriebliche Folgen verursachen. Ihre Höhe hängt davon ab, wie die Arbeit organisiert ist und welche Aufgaben betroffen sind. Diese Beträge lassen sich nicht pauschal aus der Fehlzeitenquote ableiten. Erfassen Sie sie daher separat und kennzeichnen Sie Annahmen, etwa angesetzte Vertretungsstunden oder geschätzte Verzögerungen, klar als Schätzung.

Das sollten Sie beachten

Eine Kennzahl ist nur so verlässlich wie die Daten und Definitionen, auf denen sie beruht. Prüfen Sie, ob Fehlzeiten und Soll-Arbeitstage vollständig und nach derselben Methode erfasst wurden. Änderungen bei Personenkreis, Zeitraum oder Zählweise können einen Vergleich beeinflussen, auch wenn sich das tatsächliche Abwesenheitsgeschehen nicht verändert hat.

Vermeiden Sie, aus einer Quote Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte oder die Ursache einer Erkrankung zu ziehen. Für betriebliche Entscheidungen sollte die Auswertung zum Zweck passen und sorgfältig mit Beschäftigtendaten umgehen. Wenn Sie aus den Ergebnissen Maßnahmen in BGM oder BGF ableiten, betrachten Sie zusätzlich die konkreten Arbeitsbedingungen und den betrieblichen Bedarf.

Trennen Sie außerdem die Kostenarten. Entgeltfortzahlung und Arbeitgeberanteil sind direkte Kosten; Vertretung und mögliche Produktivitätsverluste sind betriebliche Schätzwerte. Werden beide zusammengefasst, sollte erkennbar bleiben, welcher Teil auf erfassten Aufwendungen und welcher auf Annahmen beruht. Ein geplanter oder optionaler Fehlzeiten-Rechner kann Rechenschritte unterstützen, ersetzt aber nicht die Prüfung der verwendeten Daten und Definitionen.

Wann lohnt sich eine Beratung oder ein Vergleich?

Eine Beratung kann sinnvoll sein, wenn unklar ist, welche Daten für eine betriebliche Auswertung verwendet werden dürfen, wie Entgeltfortzahlung im Einzelfall einzuordnen ist oder welche Maßnahmen zu den betrieblichen Zielen passen. Klären Sie arbeitsrechtliche Fragen mit geeigneter fachlicher Beratung und individuelle Fragen zur Entgeltfortzahlung mit der zuständigen Stelle. Ein Vergleich von BGM- oder BGF-Angeboten kann helfen, wenn Sie konkrete Maßnahmen planen; prüfen Sie dabei, ob deren Inhalte, Voraussetzungen und Kosten zu Ihrem Betrieb passen.

Häufige Fragen

Was zählt bei der Fehlzeitenquote als Fehltag?

Für die hier beschriebene Berechnung zählen die krankheitsbedingten Arbeitstage im festgelegten Zeitraum. Entscheidend ist, dass Sie die Zählweise dokumentieren und bei späteren Auswertungen beibehalten.

Werden Urlaub und Feiertage in die Soll-Arbeitstage einbezogen?

Nein. In der hier verwendeten Definition werden Feiertage und Urlaub von den Soll-Arbeitstagen ausgenommen. Verwenden Sie diese Abgrenzung einheitlich für die gesamte Berechnung.

Welche Kosten gehören zu einem Krankheitstag?

Zu den direkten Kosten zählen das fortgezahlte Arbeitsentgelt und der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Vertretung, Überstunden und mögliche Produktivitätsverluste sind zusätzliche, betriebsspezifische Schätzwerte.

Zahlt der Arbeitgeber während der gesamten Krankheit das Entgelt fort?

Nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz zahlt der Arbeitgeber das Entgelt bis zu sechs Wochen fort. Danach springt das Krankengeld der Krankenkasse ein. Die konkrete Einordnung eines Einzelfalls sollte bei Bedarf fachlich geprüft werden.

Kann ein Fehlzeiten-Rechner die Kosten genau bestimmen?

Ein Rechner kann Rechenwege vereinfachen, aber keine fehlenden oder unklaren Angaben ersetzen. Besonders indirekte Kosten beruhen auf betrieblichen Annahmen und sollten deshalb als Schätzung gekennzeichnet werden.

Quellen

• Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)
• Sozialgesetzbuch Fünftes Buch (SGB V)

Fachlich geprüft von Ronny Knorr, Versicherungsmakler und ISO-zertifizierter Sachverständiger am 6.10.2026.