Das Wichtigste in Kürze

• Ein Rechner kann direkte Kosten und mögliche betriebliche Folgekosten von Fehlzeiten strukturiert zusammenführen.
• Das Ergebnis hängt davon ab, welche Kostenarten und Zeiträume Sie einbeziehen und welche Daten Sie einsetzen.
• Entgeltfortzahlung ist von indirekten Folgen wie Mehrarbeit, Ersatzpersonal oder Verzögerungen zu unterscheiden.
• Nutzen Sie die Kalkulation als Gesprächsgrundlage für Maßnahmen – nicht als alleinige Entscheidungsgrundlage.

Hintergrund

Krankheitsbedingte Fehlzeiten können an mehreren Stellen Kosten verursachen. Ein Teil ist direkt erfassbar: Dazu gehört beispielsweise die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, soweit sie nach den geltenden Regeln anfällt. Weitere Aufwendungen entstehen möglicherweise, wenn ein Betrieb Vertretungen organisiert, Aufträge verschiebt oder zusätzliche Arbeit auf anwesende Beschäftigte verteilt.

Diese Folgen sind nicht in jedem Unternehmen gleich. In einem Betrieb mit Schicht- oder Kundenbesetzung kann eine kurzfristige Abwesenheit andere Abläufe berühren als in einer Tätigkeit, die zeitlich flexibler erledigt werden kann. Auch die Frage, ob eine Vertretung tatsächlich eingestellt wird oder vorhandenes Personal Aufgaben übernimmt, verändert die Kalkulation.

Ein Rechner kann helfen, die Annahmen offenzulegen und verschiedene Szenarien miteinander zu vergleichen. Er ersetzt aber keine betriebswirtschaftliche Prüfung. Insbesondere indirekte Kosten lassen sich häufig nur schätzen, weil sie nicht als eigene Ausgabe in der Buchhaltung erscheinen.

So funktioniert es in der Praxis

1. Zweck und Zeitraum festlegen

Legen Sie zuerst fest, welche Frage Sie beantworten möchten: Geht es um eine grobe Jahresübersicht, einen bestimmten Unternehmensbereich oder die Bewertung eines Präventionsvorhabens? Wählen Sie einen Zeitraum, für den Ihre Daten vergleichbar vorliegen. Ändern sich Personalbestand oder Arbeitsorganisation stark, sollten Sie Zeiträume nicht ohne Einordnung gegenüberstellen.

2. Fehlzeiten und Beschäftigtengruppe abgrenzen

Erfassen Sie die krankheitsbedingten Abwesenheiten für die betrachtete Gruppe und den gewählten Zeitraum. Prüfen Sie, ob Teilzeit, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle oder verschiedene Tätigkeitsbereiche berücksichtigt werden müssen. Verwenden Sie nur Daten, die Sie für diesen Zweck rechtmäßig und in geeigneter Form nutzen dürfen. Personenbezogene Gesundheitsdaten gehören nicht in eine allgemeine Kostenkalkulation.

3. Direkte Kosten erfassen

Als direkte Position kommt insbesondere die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall in Betracht. Welche Ansprüche im Einzelfall gelten, richtet sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen und der konkreten Beschäftigungssituation. Ergänzend können Sie betriebliche Aufwendungen erfassen, die eindeutig durch die Abwesenheit ausgelöst wurden, etwa Kosten für eine externe Vertretung.

4. Mögliche Folgekosten getrennt schätzen

Prüfen Sie, ob durch die Abwesenheit Mehrarbeit, Überstunden, Verzögerungen, Ausfälle oder zusätzlicher Koordinationsaufwand entstanden sind. Setzen Sie nur Kosten an, die Sie plausibel begründen können. Wenn Beschäftigte Aufgaben später nachholen, ist das nicht automatisch ein zusätzlicher Geldabfluss. Es kann dennoch eine betriebliche Belastung sein, sollte aber als solche getrennt ausgewiesen werden.

5. Ergebnis und Annahmen dokumentieren

Ein einfaches Rechenschema lautet: direkte Kosten plus nachvollziehbar geschätzte Folgekosten ergeben die geschätzten Fehlzeitenkosten für den gewählten Zeitraum. Teilen Sie das Ergebnis nicht ohne Kontext durch einzelne Beschäftigte oder Abwesenheitstage: Ein solcher Durchschnitt kann Unterschiede zwischen Tätigkeiten und Arbeitszeitmodellen verdecken. Halten Sie fest, welche Positionen einbezogen, weggelassen oder geschätzt wurden.

Das sollten Sie beachten

Ein Rechner liefert nur dann eine brauchbare Orientierung, wenn seine Eingaben zur betrieblichen Situation passen. Prüfen Sie daher, ob die verwendete Berechnung Entgeltfortzahlung, Vertretungskosten und Folgekosten getrennt ausweist. Vergleichen Sie keine Ergebnisse, wenn sich Definitionen, Zeiträume oder einbezogene Kostenarten unterscheiden.

Auch der Zusammenhang zwischen Fehlzeiten und Kosten ist nicht immer eindeutig. Eine Abwesenheit kann zusätzliche Ausgaben verursachen, muss es aber nicht. Umgekehrt können Belastungen entstehen, die sich nicht unmittelbar in einer Rechnung zeigen. Eine pauschale Multiplikation von Ausfalltagen mit einem durchschnittlichen Tagesverdienst bildet diese Unterschiede nur eingeschränkt ab.

Die Kalkulation sollte nicht dazu dienen, einzelne Beschäftigte zu bewerten oder Druck auf erkrankte Mitarbeitende auszuüben. Gesundheitsdaten sind besonders sensibel. Nutzen Sie für betriebliche Auswertungen möglichst zusammengefasste Daten und klären Sie im Zweifel mit den zuständigen Stellen, welche Verarbeitung zulässig ist.

Wenn Sie Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheit prüfen, betrachten Sie neben möglichen Kosten auch Umsetzbarkeit, Beschäftigtenbedarf und passende Erfolgskriterien. Der Rechner weist keine Einsparung nach und kann nicht garantieren, dass eine Maßnahme Fehlzeiten senkt. Für die rechtliche Einordnung der Entgeltfortzahlung ist das Entgeltfortzahlungsgesetz maßgeblich; konkrete Fragen zum Einzelfall sollten fachkundig geprüft werden.

Wann lohnt sich eine Beratung oder ein Vergleich?

Eine interne Auswertung kann genügen, wenn Sie eine erste Größenordnung ermitteln und Ihre Datenlage überschaubar ist. Unterstützung kann sinnvoll sein, wenn mehrere Standorte oder Beschäftigtengruppen verglichen werden, Kostenpositionen unklar sind oder aus der Kalkulation ein Konzept für betriebliche Gesundheit entstehen soll. Besprechen Sie dann, welche Daten verfügbar sind, wie Folgekosten geschätzt werden und welche Maßnahmen zu den konkreten Arbeitsbedingungen passen.

Nutzen Sie den Rechner, um Ihre Ausgangslage strukturiert zu erfassen. Wenn Sie daraus ein betriebliches Vorgehen ableiten möchten, können Sie eine Konzeptanfrage stellen. Vor einer Entscheidung sollten Sie die verwendeten Annahmen intern nachvollziehen und die zuständigen Ansprechpersonen einbeziehen.

Häufige Fragen

Welche Kosten kann ein Fehlzeitenkosten-Rechner berücksichtigen?

Je nach Berechnungsmodell können direkte Aufwendungen wie Entgeltfortzahlung und Vertretungskosten sowie geschätzte Folgen für Abläufe einbezogen werden. Prüfen Sie, welche Positionen tatsächlich enthalten sind.

Sind die berechneten Fehlzeitenkosten exakt?

Nein. Direkte Ausgaben lassen sich oft besser erfassen als indirekte Folgen. Das Ergebnis ist eine Schätzung, deren Aussagekraft von Datenqualität und Annahmen abhängt.

Welche Daten sollte ich für die Berechnung vorbereiten?

Hilfreich sind zusammengefasste Angaben zu Fehlzeiten, Beschäftigtengruppen, Arbeitszeitmodellen und eindeutig zurechenbaren Vertretungsaufwendungen. Verwenden Sie keine unnötigen personenbezogenen Gesundheitsdaten.

Kann ich die Kosten zwischen Abteilungen vergleichen?

Das ist möglich, wenn Zeitraum, Abwesenheitsdefinition und einbezogene Kostenarten vergleichbar sind. Unterschiede in Tätigkeiten und Arbeitsorganisation sollten Sie bei der Interpretation berücksichtigen.

Beweist ein hoher Kostenwert, dass eine Gesundheitsmaßnahme Geld spart?

Nein. Der Wert beschreibt eine kalkulierte Ausgangslage, aber keine garantierte Einsparung. Ob eine Maßnahme wirkt, muss anhand geeigneter Kriterien und über einen passenden Zeitraum beurteilt werden.

Ersetzt der Rechner eine Prüfung der Entgeltfortzahlung?

Nein. Ein Rechner unterstützt die betriebliche Kalkulation, ersetzt aber keine rechtliche Einzelfallprüfung. Bei konkreten Fragen zu Ansprüchen oder Pflichten sollte fachkundige Beratung hinzugezogen werden.

Quellen

• Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)
• Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA)