Das Wichtigste in Kürze

• Krankenkassen können Betriebe bei der betrieblichen Gesundheitsförderung (BGF) unterstützen, etwa bei der Bedarfsermittlung und der Entwicklung passender Maßnahmen.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) ist der übergeordnete betriebliche Rahmen. BGF ist ein Teil davon; das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) hat einen eigenen gesetzlichen Auftrag.
• Welche Unterstützung möglich ist, richtet sich nach dem Bedarf im Betrieb und den Angeboten der jeweiligen Krankenkasse. Eine bestimmte Maßnahme oder Kostenübernahme ist nicht pauschal garantiert.
• Der Arbeitgeber bleibt für die Organisation und Umsetzung im Betrieb verantwortlich. Steuerliche Begünstigungen gelten nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Hintergrund

BGM bezeichnet die systematische Gestaltung von Strukturen und Abläufen, die Gesundheit und Arbeitsfähigkeit im Betrieb fördern sollen. Dazu können beispielsweise gesundheitsgerechte Arbeitsbedingungen, Führung, Arbeitsorganisation und die Beteiligung der Beschäftigten gehören. BGM ist keine einzelne Kursmaßnahme, sondern ein längerfristiger betrieblicher Prozess.

BGF umfasst konkrete Aktivitäten, die Gesundheit am Arbeitsplatz stärken sollen. Dazu zählen je nach Bedarf etwa Maßnahmen zu Bewegung, Ernährung, Stressbewältigung oder gesundheitsgerechter Arbeitsgestaltung. Krankenkassen können Arbeitgeber im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung unterstützen. Die gesetzlichen Grundlagen und Qualitätsanforderungen sind dabei zu beachten; konkrete Leistungen unterscheiden sich je nach Krankenkasse.

Das BEM ist davon abzugrenzen. Arbeitgeber müssen Beschäftigten, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren, ein BEM anbieten. Ziel ist, gemeinsam Möglichkeiten zu klären, wie Arbeitsunfähigkeit überwunden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Das BEM ist ein individuelles Verfahren und nicht mit einem allgemeinen Gesundheitskurs gleichzusetzen.

So funktioniert es in der Praxis

Eine Zusammenarbeit mit einer Krankenkasse ist meist dann hilfreich, wenn sie an konkreten betrieblichen Herausforderungen ansetzt. Ein sinnvoller Ablauf kann so aussehen:

1. Ziel und Zuständigkeit klären. Legen Sie fest, worum es geht: zum Beispiel um gesundheitsgerechte Arbeitsbedingungen, die Stärkung bestimmter Kompetenzen oder die Beteiligung an einem BGM-Prozess. Bestimmen Sie, wer intern beteiligt ist. Dazu können Personalverantwortliche, Führungskräfte, Beschäftigte und ihre Interessenvertretung gehören.
2. Bedarf im Betrieb ermitteln. Prüfen Sie, welche Arbeitsbedingungen und Bedürfnisse relevant sind. Dafür kommen je nach Situation Gespräche, Befragungen oder vorhandene betriebliche Erkenntnisse infrage. Gesundheitsdaten einzelner Beschäftigter sollten nicht ohne tragfähige Rechtsgrundlage verarbeitet oder an eine Krankenkasse weitergegeben werden. Für die gemeinsame Planung sind in der Regel ausgewertete, nicht auf einzelne Personen zurückführbare Informationen geeigneter.
3. Unterstützung anfragen. Beschreiben Sie der Krankenkasse Ihre Ziele, die betroffenen Beschäftigtengruppen und den bisherigen Stand. Fragen Sie konkret nach möglicher Beratung, Prozessbegleitung, Anforderungen an Maßnahmen, Kosten und Zuständigkeiten. Die Krankenkasse kann erläutern, welche Unterstützung sie im jeweiligen Fall anbietet und welche Voraussetzungen gelten.
4. Maßnahmen gemeinsam planen. Wählen Sie Angebote nicht allein nach ihrer Beliebtheit aus. Wichtig ist, ob sie zum ermittelten Bedarf, zu den Arbeitsbedingungen und zu den zeitlichen Möglichkeiten der Beschäftigten passen. Klären Sie außerdem, wie Beschäftigte einbezogen werden und ob die Maßnahme als Einzelangebot oder Teil eines längerfristigen Prozesses gedacht ist.
5. Umsetzung und Wirkung prüfen. Vereinbaren Sie vorab, woran Sie erkennen wollen, ob die Maßnahme sinnvoll umgesetzt wurde. Das kann zum Beispiel die Teilnahme, die Rückmeldung der Beschäftigten oder eine vereinbarte Veränderung im Arbeitsablauf betreffen. Eine einzelne Maßnahme belegt für sich genommen nicht, dass sich Gesundheit oder Fehlzeiten verbessert haben.

Die Krankenkasse kann fachliche Unterstützung geben, übernimmt aber nicht automatisch die betriebliche Steuerung. Auch die Verantwortung für Arbeitsschutz und die Gestaltung der Arbeitsbedingungen bleibt beim Arbeitgeber. BGF sollte deshalb mit anderen betrieblichen Zuständigkeiten abgestimmt werden.

Das sollten Sie beachten

Freiwillige Unterstützung und gesetzliche Pflichten sind nicht dasselbe. Leistungen einer Krankenkasse im Bereich BGF hängen von ihren Angeboten und den geltenden Voraussetzungen ab. Sie ersetzen weder gesetzlich vorgeschriebene Arbeitgeberpflichten noch die betriebliche Gefährdungsbeurteilung. Auch ein BGF-Angebot erfüllt nicht automatisch die Anforderungen eines BEM.

Nicht jede Maßnahme passt zu jedem Betrieb. Ein allgemeiner Kurs kann an den Ursachen eines Problems vorbeigehen, wenn zum Beispiel Arbeitsabläufe oder Arbeitsbedingungen den Bedarf prägen. Klären Sie daher zuerst, ob eine verhaltensbezogene Maßnahme, eine Veränderung der Arbeitsbedingungen oder eine Kombination sinnvoll ist.

Datenschutz früh mitdenken. Angaben zum Gesundheitszustand sind besonders schützenswert. Legen Sie fest, welche Daten für welchen Zweck erhoben werden, wer Zugriff erhält und wie Ergebnisse dargestellt werden. Individuelle Informationen aus einem BEM-Verfahren sollten nicht in allgemeine BGF-Auswertungen einfließen.

Steuerliche Begünstigung prüfen. Bestimmte zusätzliche Arbeitgeberleistungen zur Gesundheitsförderung können unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 34 EStG steuerfrei sein. Das gilt nicht pauschal für alle BGM-Ausgaben oder Gesundheitsangebote. Maßgeblich sind unter anderem die gesetzlichen Anforderungen an die Leistung und die geltende Höchstgrenze: Der steuerfreie Höchstbetrag für Leistungen zur Gesundheitsförderung nach § 3 Nr. 34 EStG beträgt 600 € je Beschäftigtem und Kalenderjahr. Ob eine konkrete Maßnahme begünstigt ist, sollte der Betrieb im Einzelfall steuerlich prüfen lassen.

Kosten und Umfang schriftlich klären. Fragen Sie vor Beginn, welche Bestandteile die Krankenkasse übernimmt, welche Kosten beim Arbeitgeber verbleiben und ob Folgeaufwand entsteht. Lassen Sie sich auch erklären, welche Qualitätsanforderungen gelten und wie die Zusammenarbeit nach einer ersten Maßnahme weitergehen kann.

Wann lohnt sich eine Beratung oder ein Vergleich?

Ein Gespräch mit einer Krankenkasse kann sich lohnen, wenn Sie einen konkreten betrieblichen Bedarf haben, aber noch nicht wissen, welche Form der Unterstützung dazu passt. Für die Auswahl können Sie mehrere Angebote anhand derselben Fragen vergleichen: Welche Beratung ist enthalten? Welche Voraussetzungen gelten? Wer trägt welche Kosten? Wie werden Beschäftigte einbezogen? Und wie wird die Umsetzung ausgewertet?

Für eine belastbare Budgetplanung sollten Sie neben möglichen Zuschüssen auch interne Arbeitszeit, Organisation und mögliche Folgekosten berücksichtigen. Vergleichen Sie nicht nur einzelne Maßnahmen, sondern auch, ob die Unterstützung zu Ihren Zielen und betrieblichen Abläufen passt. Bei steuerlichen Fragen ist eine individuelle Prüfung durch eine Steuerberatung sinnvoll; bei rechtlichen Pflichten sollten Sie geeignete fachliche Beratung einholen.

Häufige Fragen

Ist eine Krankenkasse verpflichtet, jedes BGM-Projekt zu unterstützen?

Nein. Krankenkassen können Betriebe im Rahmen der geltenden Vorgaben unterstützen, aber Umfang und Voraussetzungen unterscheiden sich. Klären Sie direkt, welche Unterstützung im konkreten Fall möglich ist.

Ist BGF dasselbe wie BGM?

Nein. BGF umfasst konkrete Maßnahmen zur Gesundheitsförderung. BGM ist der übergeordnete betriebliche Prozess, in den BGF eingebettet sein kann.

Kann eine Krankenkasse das BEM übernehmen?

Das BEM bleibt ein Verfahren des Arbeitgebers. Eine Krankenkasse kann nicht pauschal an dessen Stelle treten. Im Einzelfall können verschiedene Stellen beteiligt sein; dabei sind Zweck und Vertraulichkeit des Verfahrens zu beachten.

Sind alle Gesundheitsangebote für Beschäftigte steuerfrei?

Nein. Eine mögliche Steuerbefreiung hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen und der konkreten Leistung ab. Lassen Sie die steuerliche Behandlung im Einzelfall prüfen.

Darf der Arbeitgeber der Krankenkasse Gesundheitsdaten einzelner Beschäftigter übermitteln?

Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert. Eine Weitergabe ist nicht pauschal zulässig. Klären Sie Rechtsgrundlage, Zweck und Zugriff vor einer Verarbeitung und nutzen Sie für die gemeinsame Planung nach Möglichkeit nicht personenbezogene Auswertungen.

Quellen

• Sozialgesetzbuch Fünftes Buch (SGB V)
• Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX)
• Einkommensteuergesetz (EStG)
• GKV-Spitzenverband

Fachlich geprüft von Ronny Knorr, Versicherungsmakler und ISO-zertifizierter Sachverständiger am 6.10.2026.